Jak zorganizować konferencję? Poradnik krok po kroku

CMA PL Blog / Inspiracje / Jak zorganizować konferencję? Poradnik krok po kroku

Organizacja konferencji nie jest prostą sprawą. Realizacja tego typu przedsięwzięć wiąże się z dużą ilością pracy i stresu. Postaramy się jednak pokazać, że zaplanowanie i przeprowadzenie takiego wydarzenia to na szczęście wykonalne zadanie. W naszym najnowszym wpisie podpowiadamy, jak znaleźć odpowiednie wsparcie przy organizacji konferencji.

Konferencja – jakie znaczenie kryje się pod tym terminem?

Zanim przejdziemy do omówienia konkretnych etapów organizacji konferencji, należałoby wyjaśnić, jak właściwie należy rozumieć pojęcie „konferencja”. Według słownika języka polskiego PWN konferencją nazwiemy spotkanie przedstawicieli jakichś instytucji lub organizacji w celu omówienia określonych zagadnień. Takie wydarzenia odbywają się w ustalonym wcześniej terminie i miejscu i są przeznaczone do dyskusji, ustalania faktów, rozwiązywania problemów i konsultacji. W konferencjach mogą brać udział zarówno specjaliści skupieni wokół danej dziedziny naukowej, którzy występują w roli prelegentów, jak i słuchacze zainteresowani konkretnym tematem.

Jak przygotować dobrą konferencję?

Zabierając się za organizację konferencji trzeba liczyć się z tym, że jest to trudny i wymagający proces. Podczas przygotowania tak prestiżowego eventu nie ma miejsca na chaos i niejasności. Słabo zorganizowana konferencja może pozostawiać złe wrażenie, nawet jeżeli wystąpieniom nie będzie można nic zarzucić w warstwie merytorycznej. Aby zapobiec temu ryzyku warto podejść do tego w sposób sumienny i kreatywny. Jak zatem zabrać się za organizację konferencji, by była ona efektowna i została na długo zapamiętana przez widzów? Oto 5 rzeczy, które koniecznie należy zrobić.

Krok pierwszy: przygotowanie planu

Organizacja konferencji to proces składający się z wielu etapów. Podstawą wszystkiego jest dokładny i przejrzysty scenariusz, który przybliży wszystkie szczegóły eventu. Brzmi banalnie? Prawda jest taka, że odpowiedni plan działania jest kluczowy, aby mieć wszystko pod kontrolą i o niczym nie zapomnieć. Im więcej szczegółów uwzględnimy w początkowej fazie, tym mamy większe szanse na sukces. W planie powinien znaleźć się możliwie jak najbardziej szczegółowy harmonogram tego, co będzie się działo na sali konferencyjnej. Dodatkowo scenariusz powinien uwzględniać wszystkie osoby odpowiedzialne za poszczególne elementy organizacji imprezy oraz przydzielenie im ściśle określonych zadań.

Krok drugi: określenie koncepcji działania

Każda dobrze zorganizowana konferencja potrzebuje przede wszystkim tematu przewodniego. Organizator imprezy powinien skupić się na tym, co jest kluczowe dla uczestników wydarzenia. Nagminnym błędem wielu niedoświadczonych organizatorów konferencji jest niebranie pod uwagę jasno określonej wizji przekazu, jaki ma dotrzeć do publiczności. Zanim zabierzemy się do czegokolwiek, powinniśmy więc jasno określić, czego od naszego eventu oczekujemy. Celem konferencji biznesowej może być na przykład przedstawienie rozwoju przedsiębiorstwa, naukowej – prezentacja wyników badań, politycznej – omówienie założeń ugrupowania itp. W tym miejscu powinniśmy też zastanowić się, do kogo kierujemy nasze wydarzenie, ilu uczestników planujemy zaprosić i jaką atmosferę chcemy wytworzyć. Gdy określimy już wstępne ustalenia, możemy przejść do ustalenia budżetu. Dokładne oszacowanie kosztów pozwoli na ewentualną modyfikację planów.

Krok trzeci: wybór prelegentów

Niezbędnym krokiem do zdobycia uznania widzów jest wybór odpowiednich, kompetentnych prelegentów. Dobry mówca, oprócz tego, że potrafi ciekawie opowiadać, umie także słuchać i wejść w interakcję z publicznością. Jeśli zależy ci na specjalistach z danej branży, pamiętaj o wysłaniu im zaproszeń z wyprzedzeniem. Kalendarze ekspertów mogą się szybko zapełniać, dlatego im zadziałasz wcześniej, tym lepiej. Żeby uniknąć ewentualnej odmowy wzięcia udziału w organizowanej przez nas imprezie, warto zadbać o to, by prelegenci mogli zapoznać się z tematem i planem konferencji minimum 4 miesiące wcześniej.

Krok czwarty: rezerwacja terminu

Termin, w którym odbędzie się impreza, powinien wynosić od sześciu miesięcy do roku. Wybierając konkretną datę, musisz brać pod uwagę dostępność prelegentów, partnerów oraz gości. Przygotowując konferencję czy inne ważne wydarzenie musisz także dowiedzieć się, jak długo ma potrwać impreza. Doświadczenie z poprzednich lat pokazuje, że wydarzenia z udziałem kilkuset osób potrzebują minimum dwóch pełnych dni na realizację. Większe eventy mogą rozciągać się jeszcze dłużej.

Krok piąty: techniczna obsługa wydarzenia

Każda dobra konferencja musi mieć swoją oprawę tematyczną i wizualną. Poszczególne elementy należy traktować jako części jednej całości. Nowatorski, przyciągający uwagę temat, przemyślana grupa docelowa i starannie dobrani prelegenci to tylko połowa sukcesu. Jeśli chcesz, aby twoja impreza była pod każdym względem perfekcyjna, musisz zadbać o wydarzenie również od strony technicznej. Osoby planujące imprezy niestety bardzo często sprowadzają kwestie techniczne do roli drugoplanowej. Inaczej działają wyspecjalizowane firmy eventowe, które z reguły mają większe doświadczenie w takich projektach. Profesjonaliści doskonale wiedzą, że oprawa techniczna jest integralną częścią każdej imprezy. Bez względu na to, w jakiej lokalizacji ma odbyć się konferencja, musisz zadbać o niezapomniany efekt wizualny. Przygotowując imprezę, będziesz potrzebował doskonałego zaplecza sprzętowego (ekranów projekcyjnych, mikrofonów, dobrego oświetlenia i nagłośnienia) oraz kompetentnej obsługi technicznej. W tym zakresie najlepiej zwrócić się o pomoc do profesjonalistów. Ekipa techników i realizatorów powinna być docenianym partnerem, który występuje w roli producenta całości imprezy. Firma odpowiedzialna za stronę audiowizualną jest w stanie w kreatywny sposób zrealizować zamysł organizatora i dotrzeć z przekazem do zaproszonej grupy docelowej. Współpraca z zawodowcami to sprawdzony sposób na organizację eventu na najwyższym poziomie.