Co to jest event i jego rodzaje?

CMA PL Blog / Inspiracje / Co to jest event i jego rodzaje?

 

Określenie „event” zadomowiło się w naszym ojczystym języku i zdobywa coraz większą popularność nie tylko w branży marketingowej. Termin ten coraz częściej przenika do mowy potocznej. Jaka jest definicja eventu? Co zawiera w sobie event? Jakie rodzaje eventów wyróżniamy? Zapraszamy do lektury artykułu poświęconego eventom.

Co to są eventy?

Eventy to wydarzenia zaplanowane i zorganizowane pod kątem realizacji zamierzonego celu, zazwyczaj łączące elementy nauki, rekreacji i zabawy. Eventy mogą przybierać różne formy i mieć różne cele. Mogą integrować, motywować, propagować określone idee, edukować lub kształtować wizerunek marki. Na ostateczny kształt eventu składają się działania wielu podmiotów (grup osób): organizatorów (agencje eventowe), firm reprezentujących miejsca eventowe (sale koncertowe i konferencyjne, galerie sztuki, obiekty sportowe, lokale gastronomiczne, przestrzeń miejską itd.) oraz podwykonawców (ludzie tworzący dany event, to znaczy artyści, prelegenci, obsługa techniczna, pracownicy cateringu, firmy transportowe i wiele innych). Wydarzenie może być stacjonarne, hybrydowe lub w formie eventu online.

Co znaczy „event” po polsku?

Najprościej mówiąc: słowo „event” w języku angielskim znaczy tyle co „wydarzenie” lub „zdarzenie”. Wyraz „event” (wymawiany w Polsce jako „iwent”) można też przetłumaczyć na język polski po prostu jako „impreza”. Określenie event na tyle dobrze zadomowiło się w polszczyźnie, że można je odmieniać. Można powiedzieć: „co to znaczy event”, ale też „jakie jest znaczenie eventów” czy „jak organizować eventy”.

Popularne rodzaje eventów

Istnieje wiele różnych typów eventów. Możemy je podzielić na wiele kategorii, w zależności od przyjętego kryterium. Najczęściej wyróżnia się następujące rodzaje eventów:

• biznesowe/korporacyjne – wydarzenia wspierające cele biznesowe danej firmy czy organizacji, umożliwiające zacieśnienie relacji z klientami i pozwalające dotrzeć bezpośrednio do grupy docelowej,
  rozrywkowe – przedstawienia, koncerty, festiwale, wystawy, wernisaże, spotkania z autorami, ceremonie wręczania nagród, występy kabaretowe i inne imprezy organizowane w celach rozrywkowych; ich najważniejszym celem jest zapewnienie relaksu oraz sprawienie przyjemności przybyłym widzom

 

• kulturalne – wydarzenia świeckie lub religijne charakteryzujące się eleganckością i doniosłością, mogą być organizowane np. przez operę, filharmonię, teatr, ale także jako plenerowy występ orkiestry czy zespołu ludowego,
  charytatywne i „społecznie zaangażowane” – tworzone przez organizacje charytatywne w celu wsparcia szczytnego celu lub pobudzenia opinii publicznej w słusznej sprawie

 

• sportowe – imprezy opierające się na jakiejś dziedzinie sportowej, najczęściej odbywające się w obrębie stadionów miejskich, ale też na wyznaczonej trasie (np. maraton czy wyścig kolarski) czy w zamkniętej hali sportowej,

 

• obywatelskie/rządowe – eventy to też spotkania organizowane w ramach partii politycznych (np. spotkania z kandydatami na stanowiska polityczne), wspólnot czy instytucji rządowych lub samorządowych; takie eventy najczęściej mają miejsce w przestrzeni publicznej, dzięki czemu może w nich uczestniczyć większa ilość zainteresowanych osób

 

• targi/wystawy – wydarzenia gromadzące razem kupców i sprzedawców, organizowane zazwyczaj w dużych przestrzeniach i służące promocji konkretnej branży, np. targi ślubne czy targi nieruchomości,
  marketingowe – ułatwiają kontakty sprzedawców i kupujących, są doskonałym sposobem na wypromowanie marek, produktów i usług
  
  Eventy mogą odbywać się w obrębie każdej branży. Do organizacji każdego rodzaju eventu należy jednak podchodzić inaczej. Zaplanowanie, zorganizowanie i koordynowanie wydarzenia na każdym jego etapie to zadanie dla event managera. W pracy specjalisty od eventów ważne jest zarówno sformułowanie celów, jakie mają być osiągnięte przez organizowane wydarzenie, jak i określenie grupy docelowej danej imprezy. Odpowiedź na pytanie zawarte w tytule zależy od kwestii podstawowej, to znaczy, z jakim typem eventu mamy do czynienia.
   

Budżet a jakość i bezpieczeństwo

Choć kontrola kosztów jest istotna, zbyt niski budżet może prowadzić do kompromisów w zakresie jakości używanego sprzętu oraz standardów bezpieczeństwa. Korzystanie z tanich, niskiej jakości urządzeń zwiększa ryzyko awarii, które mogą zakłócić przebieg wydarzenia lub nawet stanowić zagrożenie dla uczestników. Należy pamiętać, że solidny sprzęt i profesjonalna obsługa techniczna są kluczowe dla zapewnienia bezpiecznego i udanego eventu. Dobrym pomysłem jest wybór firmy, której pracownicy posiadają wszystkie wymagane prawem certyfikaty i uprawnienia, co gwarantuje zgodność z obowiązującymi przepisami oraz minimalizuje ryzyko niebezpiecznych sytuacji.

Estetyka i dbałość o detale

Sukces wydarzenia często zależy od pierwszego wrażenia, jakie odnosi uczestnik. Dlatego estetyka i precyzyjne dopracowanie każdego szczegółu mają ogromne znaczenie. Profesjonalne firmy eventowe zwracają uwagę na takie elementy, jak sposób rozprowadzenia okablowania, dekoracje czy oświetlenie, które razem tworzą spójny i atrakcyjny wizualnie efekt końcowy. Niestety, firmy oferujące usługi w niższych cenach mogą pomijać te aspekty, co negatywnie wpływa na odbiór całego wydarzenia.

Koszty transportu a wybór lokalnej firmy eventowej

Transport sprzętu eventowego to istotny element budżetu każdego wydarzenia. Decydując się na współpracę z lokalną firmą eventową, można znacząco obniżyć koszty związane z przewozem ciężkiego sprzętu. Lokalni dostawcy nie tylko redukują wydatki na transport, ale również lepiej znają specyfikę regionu, co może przyczynić się do sprawniejszej organizacji i realizacji eventu. Dodatkową korzyścią wynikającą z wyboru lokalnego dostawcy jest zmniejszenie emisji CO2 – krótsza droga transportu oznacza mniejsze zużycie paliwa i tym samym bardziej ekologiczne podejście do organizacji wydarzenia.

Pamiętając o powyższych kwestiach, organizatorzy mogą zwiększyć szanse na sukces wydarzenia, zapewniając uczestnikom niezapomniane wrażenia przy jednoczesnym zachowaniu wysokich standardów jakości i bezpieczeństwa.